西湖区年会及会展策划是一项综合性的工作，需要考虑到多个方面，包括会议的目的、参与人员、预算、场地、活动安排等，以下是一个基本的策划流程和要点：

策划流程

1、确定目标与主题：明确年会的主题和目的，是为了庆祝公司业绩、加强团队建设还是推广新产品等。

2、确定预算：根据公司的需求和预算，制定详细的预算计划。

3、选择场地：选择适合年会主题和规模的场地，考虑交通便利性、场地设施、容纳人数等因素。

4、制定活动方案：根据主题和预算，制定详细的活动方案，包括开场白、主题演讲、互动环节、晚宴等。

5、邀请嘉宾：根据年会的目的和内容，邀请合适的嘉宾，如公司领导、客户代表、行业专家等。

6、宣传与推广：通过公司内部渠道、社交媒体等方式进行宣传，吸引更多人参与。

7、现场布置与设备准备：根据活动方案，进行现场布置，准备音响、灯光、投影等设备。

8、活动执行：按照活动方案进行执行，确保活动顺利进行。

9、活动总结与反馈：活动结束后，收集参与者的反馈意见，总结活动效果。

策划要点

1、确定参与人员：明确年会的参与人员，包括公司员工、客户、合作伙伴等。

2、场地选择与布置：选择适合的场地，并进行合理的布置，营造出符合主题的氛围。

3、活动安排与节目策划：制定详细的活动安排，包括开场白、主题演讲、互动环节、晚宴等，策划精彩的节目，增加活动的趣味性。

4、餐饮与酒水安排：根据参与人数和预算，安排合适的餐饮和酒水，确保参与者的需求得到满足。

5、交通与住宿安排：为远道而来的嘉宾和参与者提供交通和住宿的便利。

6、安全与应急预案：制定安全与应急预案，确保活动的安全顺利进行。

7、宣传与推广：通过多种渠道进行宣传，提高年会的知名度和参与度。

8、预算控制：严格控制预算，确保活动在预算范围内进行。

只是一个基本的策划流程和要点，具体的策划还需要根据公司的需求和实际情况进行调整，希望这个回答能帮到你！